Importancia del proceso administrativo

¿Qué son los procesos administrativos?

Cualquier proceso involucra un conjunto de etapas necesarias para que se produzca un determinado evento u objetivo. En algunos casos, esas etapas se suceden de manera natural, sin intervención humana; en otros, es preciso que aparezca la estrategia humana para la organización y puesta en marcha de tales procesos. Uno de los casos más característicos e importantes es el del proceso administrativo, que se define como la serie de actos en los que se desenvuelve la actividad administrativa.

En términos operativos, la administración de una empresa es el sector que se propone determinar anticipadamente los objetivos y los resultados de la empresa, con el fin de lograr que los recursos empleados resulten lo más productivos que sea posible. Es un reflejo claro de la esencia de la empresa en la modernidad, donde la búsqueda de la maximización de las ganancias se expresa en cada ámbito de la organización.

Administración y procesos administrativos

La administración se destaca entre todas las operaciones de la empresa, pues con ella se logra coordinar todos los objetivos de la empresa y posicionarla por encima de las circunstancias particulares de cada uno de los sectores que la integran. Especialmente en las empresas en las que trabajan gran cantidad de personas sucede que las funcionalidades de cada uno de los sectores a veces dejan a un lado los objetivos generales de la compañía.

Con un proceso administrativo bien organizado se logra vincular adecuadamente a todos los sectores de la empresa en función de una serie de objetivos comunes. La buena administración de una empresa, basada en procesos administrativos bien delineados, además permite ir elevando los niveles de productividad, lo que significa que los recursos, tanto humanos como materiales, se vuelven más efectivos.

Dentro del área de la administración empresarial han aparecido diferentes escuelas administrativas, cada una enfocada en algún área en particular y con cierta diferenciación sobre la naturaleza y las funciones principales de la actividad administrativa en ese marco. Una de ellas es la escuela del proceso administrativo.

El padre de esta corriente fue Henri Fayol, quien propuso que el estudio, el análisis y la enseñanza de la administración debían enfocarse en función del punto de vista de las funciones, definidas a partir de cuatro etapas o fases:

  • Planificación
  • Organización
  • Dirección
  • Control

La teoría de Fayol, de todos modos, no fue aceptada en su época, sino que comenzó a ser aplicada en las empresas varios años después de su introducción.

Las cuatro P

Los cuatro pasos mencionados tienen una serie de funciones específicamente determinadas, y se habla de que el proceso administrativo no es lineal sino más bien circular, pues cuando aparentemente termina en realidad vuelve a empezar con las conclusiones elaboradas previamente: cada función se integra con el resto y el conjunto de la integración se observa en los resultados de la gestión.

1. Planificación

La planificación requiere la planeación de metas o acciones antes de la ejecución de las tareas, para lo cual es necesario una clara definición de objetivos, estableciendo una estrategia general. Define una dirección y con ello se reduce el impacto negativo que producen los cambios.

Como se ha dicho, sin la planificación los distintos departamentos podrían estar trabajando con propósitos encontrados e impedir que la organización se mueva hacia sus objetivos de forma eficiente.

En los planes se debe determinar con exactitud el marco temporal, la especificidad (es decir, la flexibilidad de su cumplimiento y de su definición) y la frecuencia de uso del plan, ya que puede tratarse de algo generado para una situación única o para aplicación permanente. En función de esto podrán ser planes estratégicos u operativos.

2. Organización

La organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos de la empresa, ordenando y distribuyendo el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de la organización. La organización toma nota de todo lo que la planificación ha señalado respecto de cómo debe ser la empresa, y constituye el enlace perfecto entre ‘lo que debe ser’ y lo que efectivamente es.

3. Dirección

La dirección implica un nivel de ejecución, que se basa en llevar a cabo las actividades que habrán de ser productivas, y otro de dirección, en el que se dirigen las acciones de aquellos que las ejecutan. La función de los gerentes en estos casos adquiere una importancia especial, al dar las directivas y motivando a los empleados para que realicen las tareas a las que fueron asignados de manera correcta.

4. Control

El control es el proceso por el que se vigilan las actividades, asegurando que se estén cumpliendo tal como fueron planificadas y eventualmente corregirlas, en caso de que se realice una desviación significativa. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de manera tal que efectivamente conduzcan a la consecución de las metas de la organización, para lo cual se cuenta con elementos como las normas de desempeño, la medición de los resultados y las medidas correctivas.

El control, por lo tanto, es el enlace final en la cadena funcional de las actividades de administración y una fuente de información sumamente valiosa en la planeación de futuros procesos.

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Enciclopedia de Clasificaciones (2017). "Importancia del proceso administrativo". Recuperado de: http://www.tiposde.org/empresas-y-negocios/897-importancia-del-proceso-administrativo/